/Kommunal Finanshåndbok

Kommunens egen forberedelse

Før den ”offisielle” delen av konkurransen settes i gang bør kommunen ha gjort en grundig egenvurdering av behov og utfordringer i det å inngå en ny bankavtale (gjennom en konkurranseprosess vil det alltid bli inngått en ny bankavtale selv om det er nåværende hovedbankforbindelse som blir valgt som fremtidig bankforbindelse).


0606.0202.15151515
Publisert: 0606.0202.15151515
Kategori:

Kommunen bør etablere en intern arbeidsgruppe bestående av en IT kyndig medarbeider, daglige brukerne av IT systemer (brukere av kommunens systemer som møter bankens systemer eller brukere av bankens systemer), regnskapsmedarbeidere og andre som er avhengig av informasjon fra bankens systemer. Arbeidsgruppen bør i fellesskap arbeide frem en kravspesifikasjon til ny bankavtale med forskjellig vektlegging av absolutte krav, krav som kan tillempes og ønskelige krav. Det er viktig å skille mellom absolutte ”skal krav” og ”bør krav”. Det vil eksempelvis være dumt å måtte avvise en tilbyder som ikke kan levere ett ”skal krav”, men som har en annen tilfredsstillende løsning.

Det er viktig å ha en klar oversikt over alle kostnadene forbundet med et bankforhold. Det hjelper ikke med lave gebyrer på overførsler dersom bankens systemer binder opp unødvendig mye ressurser for kommunen (f. eks. innenfor IT og regnskap) for å få utført de daglige banktjenester.

Forhold som er nevnt nedenfor er eksempler på forhold som kommunen bør ha vurdert å ”ha med seg” inn i anbudsprosessen:

  • Kommunens kostnader ved å eventuelt skifte fra ”gammel” til ny bankforbindelse, hvor store er disse (direkte og indirekte). Husk at de fleste banktjenestene er standardiserte, slik at kostnadene ved et bankskifte ikke behøver å bli store. For en mellomstor kommune kan det dreie seg om kostnader på rundt NOK 10 - 15.000.
  • Bankens systemer må kunne integreres med/interfase med kommunens forskjellige systemer.
  • Det kan i noen spesielle tilfeller være ønskelig å ha sett/prøvd ut bankens systemer før endelig avtaleinngåelse, hvordan kan dette best gjøres? (husk at de fleste systemene er standardiserte og at differansen mellom bankenes systemer ofte er minimale).
  • Hvor fleksible er bankens systemer, har kommunen behov for særlige løsninger, er kontogrupperinger, renteavregninger, sikkerhetsløsninger som banken kan tilby, i overensstemmelse med kommunens behov?
  • Er bankens systemer vel dokumentert sett fra brukerens side, hvor mange utskiftninger har banken hatt av systemer, når tok banken i bruk dagens versjon av betalingssystemet, hvor lenge brukte man tidligere versjon?
  • Kan kommunen fortsette å bruke eksisterende system når banken bytter til ny versjon, dekker banken eventuelle kostnader (direkte og indirekte) for kommunen ved at banken bytter til ny versjon?
  • Kommunens egne rutiner, er de gode nok, kan banken bidra til rutineforbedring?
  • Er det endringsvilje i kommunens økonomi- og regnskapskontor, vil forslag til endringer bli tatt vel i mot?
  • Administrasjon av kommunens ”kontantkasse”, bruk av betalingskort, bruk av betalingsterminaler?
  • Rutiner for innbetaling fra ytre enheter (kino, parkering, svømmehall, eldresenter m. v.), rutiner for veksling og telling av kontanter, utlevering av nattsafenøkler, etc. Hvordan gjøre bankens rutiner og kommunens rutiner mest mulig kompatible?
  • Bankens ”opplæringstilbud” overfor kommunen, hva kreves, hva vil det eventuelt koste?
  • Tanker om mer effektiv forvaltning av kortsiktig likviditet, har banken ideer?
  • Kommunens ønske om rådgivning på forskjellige områder, ”nærhet” til banken, hvor ofte samarbeidsmøter?
  • Hvilket behov har NAV-tjenesten i kommunen?

Listen er på ingen måte uttømmende, og hver enkelt kommune må selv gjøre seg opp en mening om viktigheten av de enkelte elementer. Det er imidlertid viktig at kommunen har utarbeidet sin kravspesifikasjon.


Tilbake

ANONNSØRER

chevron-downmenu-circlecross-circle